Cómo crear una empresa en 7 sencillos trámites
La finalidad de esta entrada es exponer, de forma asequible, el proceso para constituir una sociedad de capital. Sin embargo, antes de empezar con los requisitos correspondientes, haremos una breve introducción acerca de estas empresas. En materia mercantil existen varios tipos de sociedades y las de capital son solamente uno de ellos. Esta clase de empresas se diferencian de las demás, en primer lugar, porque se regulan en su propia ley -la Ley de Sociedades de Capital (en adelante, LSC)- y no en el Código de Comercio y, en segundo lugar y no menos importante, en que la responsabilidad que se derive del negocio se limita al capital de la sociedad, es decir, no se extiende al patrimonio personal de los socios.
Las sociedades de capital más habituales en el tráfico mercantil son las Sociedades Anónimas (SA) y las Sociedades de Responsabilidad Limitada (SRL), que se diferencian entre sí, inicialmente, por el capital social exigido para su constitución y, más adelante, en la propia regulación que la LSC atribuye a cada una (mayorías, órgano de administración, transmisibilidad, etc.). Finalmente, la reciente Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, que entra en vigor el 19 de octubre de 2022, introdujo algunos cambios con el fin de simplificar y agilizar el proceso de constitución de sociedades.
Dicho esto, pasemos a los pasos necesario para crear una empresa.
PASO 1: CERTIFICACIÓN NEGATIVA DE DENOMINACIÓN
El primero paso para la constitución de una sociedad es la solicitud y obtención de la certificación negativa de denominación que no es otra cosa que un certificado donde consta que el nombre que se pretende dar a la sociedad no está siendo utilizado por otra empresa y que el mismo se reserva para nuestra sociedad.
El certificado es emitido por el Registro Mercantil Central, por solicitud del interesado en la que deben incluirse 5 denominaciones alternativas, por orden de preferencia. El trámite puede hacer de forma presencial, por correo ordinario, o de forma telemática[1].
La certificación tiene una validez de 3 meses -que pueden renovarse por otros 3- dentro de los cuales debe otorgarse la escritura pública de constitución.
Este trámite es imprescindible ya que, para los siguientes pasos, será necesario aportar esta certificación negativa de denominación.
PASO 2: SOLICITUD DE NIF PROVISIONAL Y APERTURA DE CUENTA BANCARIA
El NIF es el Número de Identificación Fiscal de la empresa. Algo así como el DNI de la sociedad y está compuesto por una letra –“A” si es una SA y “B” si es una SRL-, un número aleatorio de 7 cifras y un carácter de control. Cuando se inicia la creación de la entidad, se le asigna un NIF provisional que es el que se utilizará durante todo el proceso de constitución y, al finalizar, se solicita el NIF definitivo.
El NIF provisional se solicita a la Agencia Tributaria (AEAT) aportando la siguiente documentación:
- Modelo 036 o 037, cumplimentado y firmado;
- Documento en el que los firmantes manifiesten su voluntad de constituir la sociedad;
- Fotocopia del NIF del firmante;
- Certificación negativa de denominación.
Tanto el NIF provisional como la certificación negativa son necesarios para la apertura de la cuenta bancaria en la que se depositará el importe del capital social. Una vez depositada la cifra correspondiente, obtendremos el certificado de depósito. A partir de este momento, tenemos 2 meses para otorgar la escritura de constitución de la sociedad.
En cuanto al importe del capital social, hay que decir que, anteriormente, la cifra mínima era de 3.000 € para las SRL, y de 60.000 € para las SA. No obstante, la reciente Ley 18/2022, con el fin de facilitar y fomentar la creación de empresas, redujo la cifra mínima de capital social a 1 € para las SRL (¡atención!, la modificación no afecta a las SA). Como condición, la LSC impone que, en los siguientes ejercicios, debe asignarse, al menos, un 20% de los beneficios a reserva legal hasta que, junto con el capital social, sumen 3.000 €[2].
Tanto la solicitud del NIF provisional como el depósito del capital social pueden realizarse por el notario que haga la escritura de constitución de la sociedad.
PASO 3: ESTATUTOS DE LA SOCIEDAD
El siguiente paso consiste en la elaboración de los estatutos de la sociedad ya que estos serán necesarios para el posterior otorgamiento de la escritura pública de constitución. Los estatutos nada más son que la norma que regirá el funcionamiento interno de la empresa regulando aspectos como el régimen de mayorías para la adopción de acuerdos de los socios, el órgano de administración, el derecho de suscripción preferente, etc.
La LSC establece el contenido mínimo de los Estatutos, que es:
- La denominación de la sociedad;
- El objeto social;
- El domicilio social;
- El capital social, las acciones (SA) o participaciones (SRL) en que se divida, su valor nominal y su numeración correlativa;
- El modo de organizar la administración de la sociedad, el número de administradores (o el máximo y mínimo), el plazo de duración del cargo y el sistema de retribución, si lo tuvieren;
- El modo de deliberar y adoptar acuerdos por los órganos colegiados de la sociedad.
La Ley 14/2013 de apoyo a emprendedores regula la posibilidad de que las Sociedades de Responsabilidad Limitada se creen mediante escritura pública con formato estandarizado y con o sin estatutos tipo. Todo este proceso se hace a través del Documento Único Electrónico (DUE), el Centro de Información y Red de Creación de Empresas (CIRCE) y el Punto de Atención al Emprendedor (PAE). Esta puede ser una buena opción para agilizar el proceso constitución y siempre y cuando no se quieran establecer cláusulas específicas.
No obstante, teniendo en cuenta que los Estatutos regularán la estructura y funcionamiento de la sociedad, es muy importante que estos se hagan con el debido cuidado y detalle, con el fin de evitar futuros problemas que puedan perjudicar el día-a-día de la empresa tales como bloqueos en los órganos de decisión, conflictos de intereses, derechos de las minorías, derechos de suscripción preferente, condiciones de la transmisibilidad de las acciones/participaciones, etc… Especialmente clave e indispensable puede ser para las empresas familiares en las que los conflictos en los órganos de decisión se incrementan y son habituales con el paso de las generaciones.
Por tanto, es fundamental que los Estatutos estén adecuadamente redactados, para lo cual suele ser recomendable que lo elabore o revise un abogado. Nuestro despacho, NOVIT LEGAL, ofrece este servicio junto con la supervisión de todo el proceso de creación de la sociedad. Contacta con nosotros si tienes interés en unos Estatutos completos y a tu medida.
Al final del artículo encontrarás un modelo de Estatutos de Sociedad de Responsabilidad Limitada y de Sociedad Anónima.
PASO 4: OTORGAMIENTO DE ESCRITURA PÚBLICA DE CONSTITUCIÓN
La escritura pública de constitución debe otorgarse dentro de los 3 meses -o 6, si se ha renovado- desde la obtención de la certificación negativa de denominación y no más tarde de 2 meses desde la obtención del certificado de depósito (si se ha elegido abrir cuenta bancaria y depositar el capital social desembolsado).
El otorgamiento se hará ante el notario que elija el interesado aportando la siguiente documentación:
- Estatutos sociales;
- Certificación negativa de denominación;
- NIF provisional y DNI, NIE o pasaporte de los socios;
- Certificado de desembolso del capital social -o entregar el dinero al notario para que realice el depósito a nombre de la sociedad-.
Si la sociedad se va a constituir con socios extranjeros, éstos deberán, previamente al otorgamiento de escritura pública, obtener el NIE. Es importante tenerlo en cuenta ya que la solicitud y obtención de NIE es un trámite administrativo que puede llegar a tardar algunos meses.
La escritura de constitución debe incluir, como mínimo, el siguiente contenido:
- La identidad de los socios;
- La voluntad de constituir una sociedad de capital y el tipo social elegido;
- Las participaciones que cada socio realice y las participaciones/acciones atribuidas a cambio;
- Los estatutos de la sociedad;
- La identidad del órgano de administración de la sociedad.
Si la sociedad es unipersonal, es decir, está constituida por un solo socio, también debe hacerse constar esta circunstancia en la escritura pública y en la posterior inscripción, tanto inicialmente como si se trata de una situación sobrevenida (porque un socio adquiera todas las acciones/participaciones de la sociedad). En este último caso, se tendrá que modificar la escritura pública y volver a inscribirla en el Registro Mercantil en el plazo de 6 meses desde que la empresa se vuelve unipersonal.
PASO 5: AUTOLIQUIDACIÓN DEL IMPUESTO DE TRANSMISIONES PATRIMONIALES Y ACTOS JURÍDICOS DOCUMENTADOS (ITPAJD)
Después del otorgamiento de la escritura, en un plazo de 30 días hábiles debe procederse a la autoliquidación del ITPADJ a través de la cumplimentación del modelo 600. Este trámite debe llevarse a cabo aunque no haya que pagar nada ya que la constitución de sociedades está exenta del impuesto (por virtud del RDL 13/2010).
PASO 6: INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL
La escritura de constitución debe inscribirse en el Registro Mercantil del domicilio social en un plazo de 2 meses desde su otorgamiento. Para la inscripción debe aportarse:
- Primera copia y copia simple de la escritura de constitución;
- Modelo 600 de liquidación del impuesto;
- NIF provisional;
- Provisión de fondos.
Esta presentación a inscripción la puede hacer directamente el Notario, de forma telemática, si así se le solicita.
Con la inscripción en el Registro Mercantil la sociedad adquiere personalidad jurídica propia.
PASO 7: SOLICITUD DE NIF DEFINITIVO
El último paso será la solicitud del NIF definitivo de la sociedad, trámite que, al igual que el provisional, podrá realizarlo el notario.
La solicitud debe hacerse a la Agencia Tributaria (AEAT) en el plazo de 1 mes desde la inscripción en el Registro Mercantil, aportando la siguiente documentación:
- Modelo 036 o 037;
- Fotocopia de NIF del firmante;
- Original y copia simple de la escritura de constitución con la referencia de inscripción en el Registro Mercantil;
- NIF provisional.
Una vez se obtenga el NIF definitivo, la sociedad se entiende legal y debidamente constituida.
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[1] En la página web del Registro Mercantil Central: http://www.rmc.es/Deno_solicitud.aspx
[2] Artículo 4 LSC: En caso de liquidación, voluntaria o forzosa, si el patrimonio de la sociedad fuera insuficiente para atender el pago de las obligaciones sociales, los socios responderán solidariamente de la diferencia entre el importe de tres mil euros y la cifra del capital suscrito.
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